Chính sách thanh toán này quy định nguyên tắc báo giá, tạm ứng, thanh toán, xuất hóa đơn, hoàn trả và xử lý công nợ đối với dịch vụ do Công ty TNHH Hợp Nhất Bách Việt – Thương hiệu 3D Flycam Bách Việt cung cấp.
Điều kiện cụ thể của từng dự án được ghi trong báo giá, hợp đồng, phụ lục hoặc đơn đặt hàng đã được các bên xác nhận. Khi có khác biệt, tài liệu giao kết riêng của dự án được ưu tiên áp dụng trong phạm vi phù hợp pháp luật.
1. Nguyên tắc thanh toán
- Giá trị, thuế, tiến độ và phương thức thanh toán được thể hiện rõ trước khi triển khai.
- Mọi khoản thu phải có căn cứ từ báo giá, hợp đồng, phụ lục, biên bản hoặc chứng từ hợp pháp.
- Khách hàng chỉ chuyển tiền theo thông tin tài khoản được Công ty xác nhận chính thức.
- Khoản thanh toán được đối chiếu theo số hợp đồng, mã dự án, nội dung chuyển khoản và chứng từ ngân hàng.
- Không yêu cầu khách hàng chuyển vào tài khoản cá nhân không được ghi trong hồ sơ giao dịch chính thức.
- Phí ngân hàng, chuyển đổi ngoại tệ và nghĩa vụ khấu trừ được xử lý theo hợp đồng và pháp luật áp dụng.
2. Phương thức thanh toán
Chuyển khoản ngân hàng
Chuyển khoản là phương thức ưu tiên đối với hợp đồng khảo sát, đo đạc, Flycam, UAV, LiDAR, WebGIS, VR360 và các dịch vụ kỹ thuật. Phương thức này giúp đối chiếu công nợ, lập hóa đơn và lưu chứng từ thuận tiện hơn.
Khách hàng doanh nghiệp cần lựa chọn hình thức thanh toán đáp ứng điều kiện về chứng từ không dùng tiền mặt khi có nhu cầu kê khai, khấu trừ thuế hoặc hạch toán chi phí theo quy định hiện hành.
Thanh toán tiền mặt
Thanh toán tiền mặt chỉ được tiếp nhận khi phù hợp với hợp đồng, quy định nội bộ và pháp luật. Người thu tiền phải cung cấp phiếu thu hoặc chứng từ có thông tin nhận diện giao dịch.
Khách hàng không nên giao tiền mặt cho nhân sự hiện trường khi chưa có xác nhận từ đầu mối phụ trách hợp đồng hoặc kế toán của Công ty.
Phương thức khác
Thanh toán bằng ngoại tệ, bù trừ công nợ, ủy quyền thanh toán hoặc phương thức khác chỉ áp dụng khi được ghi nhận bằng văn bản và đáp ứng quy định về ngoại hối, thuế, kế toán và thanh toán.
3. Thông tin tài khoản nhận tiền
Vì lý do an toàn, thông tin số tài khoản và ngân hàng được cung cấp trong báo giá, hợp đồng, đề nghị thanh toán hoặc thông báo chính thức của Công ty. Khách hàng cần đối chiếu các thông tin sau trước khi chuyển khoản:
| Chủ tài khoản | Phải trùng với thông tin được ghi trong hồ sơ giao dịch chính thức. |
|---|---|
| Số tài khoản | Đối chiếu từng chữ số với báo giá, hợp đồng hoặc đề nghị thanh toán. |
| Ngân hàng | Kiểm tra đúng tên ngân hàng và chi nhánh nếu hồ sơ có ghi. |
| Nội dung chuyển khoản | Ghi số hợp đồng hoặc mã dự án – tên khách hàng – đợt thanh toán. |
Khi nhận được yêu cầu đổi tài khoản qua email, tin nhắn hoặc cuộc gọi bất thường, khách hàng cần xác minh lại qua hotline 0985 334 800 trước khi chuyển tiền.
4. Tiến độ thanh toán
Số đợt và tỷ lệ thanh toán được xác định theo quy mô, thời gian huy động, thủ tục pháp lý, khối lượng hiện trường, phần mềm xử lý và sản phẩm bàn giao. Không mặc định mọi dự án đều áp dụng cùng một tỷ lệ tạm ứng.
| Giai đoạn | Căn cứ thanh toán | Nội dung chi phí |
|---|---|---|
| Tạm ứng | Hợp đồng, báo giá hoặc đề nghị thanh toán đã được xác nhận. | Chuẩn bị hồ sơ, huy động nhân sự, thiết bị, di chuyển và đặt lịch thực hiện. |
| Thanh toán theo mốc | Khối lượng, giai đoạn hoặc sản phẩm trung gian được xác nhận. | Công tác hiện trường, xử lý dữ liệu hoặc hạng mục đã hoàn thành. |
| Thanh toán cuối | Biên bản bàn giao, nghiệm thu hoặc điều kiện được ghi trong hợp đồng. | Giá trị còn lại, phát sinh được duyệt và nghĩa vụ tài chính liên quan. |
| Thanh toán bảo hành hoặc giữ lại | Chỉ áp dụng khi hợp đồng có quy định. | Khoản giữ lại được thanh toán khi đáp ứng điều kiện và thời hạn đã thống nhất. |
Công ty có quyền chưa huy động nhân sự, chưa thực hiện phần công việc tiếp theo hoặc chưa bàn giao toàn bộ dữ liệu khi khoản đến hạn chưa được thanh toán, sau khi đã thông báo hợp lý.
5. Báo giá, thuế và chi phí phát sinh
Mỗi báo giá phải ghi rõ giá đã bao gồm hay chưa bao gồm thuế giá trị gia tăng, chi phí đi lại, lưu trú, xin phép, thuê thiết bị, nền tảng bên thứ ba và các khoản khác.
- Chi phí ngoài phạm vi chỉ được thực hiện sau khi khách hàng chấp thuận, trừ trường hợp khẩn cấp nhằm bảo đảm an toàn hoặc bảo vệ dữ liệu.
- Phát sinh do thay đổi ranh, diện tích, địa điểm, tỷ lệ, sản phẩm hoặc tiến độ được lập báo giá bổ sung.
- Chi phí chờ, quay lại hiện trường hoặc huy động lại được xem xét khi nguyên nhân không thuộc trách nhiệm của Công ty.
- Thuế suất áp dụng theo loại dịch vụ và quy định có hiệu lực tại thời điểm lập hóa đơn.
6. Hóa đơn điện tử
Công ty lập hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP, Thông tư 32/2025/TT-BTC và quy định thuế hiện hành.
Đối với cung cấp dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn thông thường là khi hoàn thành việc cung cấp dịch vụ. Trường hợp thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ, hóa đơn được lập tại thời điểm thu tiền, ngoại trừ các khoản đặt cọc hoặc tạm ứng để bảo đảm thực hiện hợp đồng thuộc nhóm dịch vụ được pháp luật quy định riêng, trong đó có khảo sát và thiết kế kỹ thuật.
Khách hàng cần cung cấp đúng tên đơn vị, mã số thuế, địa chỉ và email nhận hóa đơn trước thời điểm lập hóa đơn. Việc điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn được thực hiện theo quy định, không sửa trực tiếp tệp hóa đơn đã phát hành.
7. Xác nhận khoản thanh toán
Một khoản thanh toán được xem là hoàn tất khi tiền đã ghi có vào tài khoản hợp lệ của Công ty hoặc được xác nhận bằng phiếu thu hợp pháp.
Ảnh chụp lệnh chuyển tiền chỉ dùng để thông báo và không thay thế xác nhận ghi có. Trường hợp chuyển nhầm nội dung, thiếu mã hợp đồng hoặc sử dụng tài khoản của bên khác, khách hàng cần gửi chứng từ để kế toán đối chiếu.
8. Thanh toán từ bên thứ ba
Khách hàng có thể đề nghị công ty mẹ, đối tác, người đại diện hoặc bên khác thanh toán thay khi việc này hợp pháp và được thông báo trước. Chứng từ cần thể hiện mối liên hệ với hợp đồng và không làm thay đổi bên chịu trách nhiệm thanh toán, trừ khi có thỏa thuận bằng văn bản.
3D Flycam Bách Việt có thể yêu cầu tài liệu xác minh nguồn tiền, ủy quyền hoặc thông tin người thanh toán khi cần đáp ứng quy định kế toán, thuế, phòng chống rửa tiền hoặc kiểm soát nội bộ.
9. Thay đổi hoặc hủy dịch vụ
Khách hàng cần thông báo bằng văn bản khi muốn thay đổi lịch, phạm vi hoặc hủy dịch vụ. Khoản được hoàn trả được xác định sau khi đối chiếu:
- Khối lượng đã hoàn thành.
- Nhân sự và thiết bị đã huy động.
- Chi phí di chuyển, lưu trú, thuê ngoài hoặc nền tảng đã thanh toán.
- Chi phí hồ sơ, thủ tục và khoản không thể hoàn lại.
- Thiệt hại hợp lý do việc hủy hoặc thay đổi lịch.
- Khoản phạt hoặc điều kiện hủy được ghi trong hợp đồng.
Khoản tạm ứng không mặc nhiên được hoàn lại toàn bộ và cũng không mặc nhiên bị giữ toàn bộ. Các bên phải đối chiếu công việc, chi phí thực tế và điều khoản giao kết.
10. Hoàn trả tiền
| Tình huống | Nguyên tắc xử lý | Thời điểm dự kiến |
|---|---|---|
| Công ty chưa phát sinh công việc hoặc chi phí | Hoàn khoản đủ điều kiện sau khi đối chiếu nghĩa vụ và thông tin tài khoản nhận lại. | Theo thời hạn ghi trong biên bản hoặc xác nhận hoàn tiền. |
| Đã phát sinh một phần công việc | Khấu trừ giá trị đã thực hiện và chi phí hợp lý có chứng từ hoặc căn cứ. | Sau khi các bên xác nhận bảng đối chiếu. |
| Công ty không thể thực hiện do lỗi thuộc trách nhiệm của mình | Hoàn phần tiền tương ứng với công việc chưa thực hiện; xử lý thiệt hại theo hợp đồng và pháp luật. | Theo thỏa thuận sau khi xác minh nguyên nhân. |
| Thời tiết, vùng bay hoặc sự kiện bất khả kháng | Ưu tiên đổi lịch, thay đổi phương án hoặc hoàn phần chưa sử dụng sau khi trừ chi phí không thể thu hồi. | Theo biên bản xử lý sự kiện. |
| Chuyển khoản nhầm hoặc thừa | Hoàn lại sau khi xác minh người chuyển, tài khoản nhận và nghĩa vụ liên quan. | Trong thời gian hợp lý sau khi đủ hồ sơ. |
Tiền hoàn trả được chuyển về tài khoản đã thanh toán hoặc tài khoản hợp pháp do bên có quyền nhận chỉ định. Công ty có thể yêu cầu đề nghị hoàn tiền, chứng từ chuyển khoản, thông tin tài khoản và xác nhận công nợ.
11. Chậm thanh toán
Khi khoản thanh toán quá hạn, Công ty có thể gửi thông báo, tạm dừng công việc, dừng quyền truy cập dữ liệu hoặc giữ lại phần sản phẩm chưa đến thời điểm bàn giao.
Lãi chậm trả, phạt vi phạm và chi phí thu hồi công nợ chỉ được áp dụng khi có căn cứ trong hợp đồng và không vượt giới hạn pháp luật. Việc tạm dừng phải tương xứng với vi phạm và không được sử dụng để giữ trái phép tài liệu thuộc quyền của khách hàng.
12. Đối soát và xử lý sai lệch
Khi có chênh lệch, các bên đối chiếu hợp đồng, phụ lục, biên bản, hóa đơn, sao kê và chứng từ liên quan. Khách hàng nên thông báo sớm khi phát hiện:
- Thanh toán bị ghi nhận sai hợp đồng hoặc sai đợt.
- Hóa đơn có thông tin doanh nghiệp chưa chính xác.
- Khoản thu không có căn cứ hoặc khác báo giá đã duyệt.
- Chuyển nhầm, chuyển thừa hoặc chuyển trùng.
- Có yêu cầu thanh toán từ tài khoản hoặc đầu mối không quen thuộc.
13. Phòng chống gian lận thanh toán
3D Flycam Bách Việt không yêu cầu cung cấp mật khẩu ngân hàng, mã OTP, mã PIN hoặc thông tin đăng nhập tài khoản. Khách hàng cần cảnh giác với yêu cầu đổi số tài khoản gấp, chuyển tiền đến tài khoản cá nhân hoặc cài đặt phần mềm điều khiển từ xa.
Khi nghi ngờ gian lận, khách hàng nên tạm dừng giao dịch, liên hệ ngân hàng và gọi hotline chính thức để xác minh. Công ty sẽ phối hợp cung cấp thông tin giao dịch trong phạm vi pháp luật cho phép.
14. Bảo mật thông tin tài chính
Thông tin thanh toán, giá trị hợp đồng, hóa đơn và lịch sử giao dịch được xử lý theo mục đích kế toán, thuế, thực hiện hợp đồng và giải quyết tranh chấp.
Dữ liệu có thể được cung cấp cho ngân hàng, đơn vị hóa đơn điện tử, kế toán, kiểm toán, tư vấn hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền khi cần thiết. 3D Flycam Bách Việt không cam kết an toàn tuyệt đối nhưng áp dụng biện pháp tổ chức và kỹ thuật phù hợp với mức độ rủi ro.
15. Khiếu nại về thanh toán
Khách hàng gửi nội dung khiếu nại kèm số hợp đồng, ngày giao dịch, số tiền, chứng từ và yêu cầu xử lý. Công ty sẽ xác nhận tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ và phản hồi theo tính chất vụ việc.
Tranh chấp được ưu tiên giải quyết bằng đối chiếu và thương lượng. Nếu không thể thống nhất, các bên thực hiện theo cơ chế tại hợp đồng, điều khoản sử dụng và pháp luật Việt Nam.
16. Quyền của người tiêu dùng
Chính sách này không hạn chế quyền được cung cấp thông tin, nhận hóa đơn, khiếu nại, yêu cầu hoàn trả hoặc bồi thường mà pháp luật dành cho người tiêu dùng.
Điều kiện thanh toán không rõ ràng, loại trừ toàn bộ trách nhiệm của doanh nghiệp hoặc tước bỏ quyền bắt buộc của khách hàng sẽ không được áp dụng trong phạm vi trái pháp luật.
17. Cập nhật chính sách
Chính sách có thể được cập nhật khi quy trình thanh toán, hệ thống hóa đơn hoặc pháp luật thay đổi. Phiên bản mới áp dụng cho giao dịch phát sinh từ ngày công bố và không tự động sửa đổi hồi tố hợp đồng đã ký.
18. Liên hệ thanh toán và chứng từ
Bộ phận tiếp nhận
Công ty TNHH Hợp Nhất Bách Việt – Thương hiệu 3D Flycam Bách Việt31/13 đường 160, phường Tăng Nhơn Phú, TP Hồ Chí Minh
Điện thoại: 0985 334 800
Email: phannguyenviet@outlook.com
19. Căn cứ pháp lý tham khảo
- Bộ luật Dân sự số 91/2015/QH13.
- Luật Thương mại số 36/2005/QH11.
- Luật Giao dịch điện tử số 20/2023/QH15.
- Luật Bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng số 19/2023/QH15.
- Luật Thuế giá trị gia tăng số 48/2024/QH15.
- Nghị định số 181/2025/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Thuế giá trị gia tăng.
- Nghị định số 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ, được sửa đổi bởi Nghị định số 70/2025/NĐ-CP.
- Thông tư số 32/2025/TT-BTC hướng dẫn về hóa đơn, chứng từ.
- Nghị định số 52/2024/NĐ-CP về thanh toán không dùng tiền mặt.
Cập nhật lần cuối: .